¿Qué hace realmente un PM?
junio 8, 2021 2021-08-26 13:47¿Qué hace realmente un PM?
¿Qué hace realmente un PM?
El título de “gestor de proyectos” es bastante común hoy en día. Pero las funciones y responsabilidades del gestor de proyectos pueden ser imprecisas si no se está familiarizado con ellas.
Lo sé de primera mano, simplemente observando las reacciones cuando le digo a alguien que soy gestor de proyectos.
Hace muchos años cuando acepté mi primer trabajo como gestor de proyectos, mi hermana y madre me preguntaron a qué me dedicaba o que hacia yo en gobierno siendo PM- Cuando le dije que era gestor de proyectos, frunció el ceño y me preguntó qué significaba eso.
Le expliqué que trabajo con mi equipo de proyectos para crear y ejecutar soluciones para resolver, cambiar o mejorar alguna solución, idea etc de un cliente.
“Huh”. Dijo...
“Por ejemplo, si los abogados necesitan un nuevo sistema para capturar todos los datos, yo trabajo con el equipo para crearlo y entregarlo”.
Me miró sin comprender.
Imagino que muchos de los que oyen el término “gestor de proyectos” no entienden lo que implica.
Yo, sin embargo, siento que hago que ocurra la magia.
Alguien tiene una idea, y yo trabajo con un equipo para hacerla realidad.
Alguien tiene un problema, y yo colaboro con un equipo para resolverlo.
Los project manager´s pueden contribuir a cambiar el mundo ejecutando proyectos.
Pero creo que mi madre se imagina que sólo me siento en un escritorio todo el día y trabajo en un ordenador haciendo cosas.
¿Que es realmente lo que hace un project manager?
Según el PMBOK 6ta edición, la definición de director de proyecto es “la persona asignada por la organización ejecutante para dirigir el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.” Así que, básicamente, es la persona responsable de la gestión del proyecto y la responsable del éxito del mismo. Pero hay mucho que hacer para lograr esos objetivos.
En lo personal no nunca me canso de los fantástico que es la gestión de proyectos.
Pero para aquellos que son nuevos en la idea de la gestión de proyectos como carrera, quiero enumerar muy claramente algunas de las funciones y responsabilidades de un gestor de proyectos.
Al mirar la lista, fíjese en la cantidad de habilidades diferentes que se utilizan.
Después de leer esta lista, si aún no lo eres, puede que decidas que quieres convertirte en gestor de proyectos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR DE PROYECTO
Verás que hay algunas coincidencias entre los elementos de esta lista. Pero cada uno de ellos desempeña un papel tan importante en las funciones y responsabilidades del director de proyecto que he querido centrarme en cada uno de ellos por separado.
1. DEJAR CLARO EL ALCANCE DEL PROYECTO.
Cuando se inicia el proyecto, es necesario tener una buena idea de lo que se incluirá en el trabajo que se realiza. También es igual de importante tener claro de qué NO es responsable tu equipo.
Definir claramente el alcance ayudará a su equipo a centrarse y a garantizar que usted y el cliente tengan la misma comprensión de lo que se incluirá en la solución.
2. REUNIR LOS REQUISITOS DEL PROYECTO.
Usted es responsable de garantizar que se reúna y documente la información sobre los requisitos del proyecto. Trabajará con su equipo, el cliente y otras personas implicadas para reunir toda la información necesaria para comprender bien la solución y lo que se necesita.
Los requisitos de negocio explican cómo la solución abordará una necesidad empresarial específica. Los requisitos funcionales explican lo que debe hacer el producto o servicio y los pasos para llevar a cabo esa actividad. Hay otros tipos de requisitos y varios métodos para reunirlos.
3. IDENTIFICAR ACTIVIDADES, DEPENDENCIAS, SECUENCIAS Y ESTIMACIONES DE TIEMPO.
Trabajarás estrechamente con el equipo y con quienes vayan a realizar el trabajo. Es imposible que conozcas toda la información necesaria, por lo que tendrás que recurrir a los conocimientos y la experiencia de tu equipo. Si utiliza una metodología tradicional en cascada, es probable que cree un calendario básico con fechas de entrega previstas para toda la implantación. Si utiliza un enfoque más ágil o iterativo, seguirá trabajando con el equipo para identificar lo que se necesita, las dependencias, etc. Las necesidades variarán en función del proyecto.
4. IDENTIFICAR LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROYECTO.
Los recursos pueden ser miembros adicionales del equipo, aunque hay que tener en cuenta que se trata de personas y también incluye los elementos materiales que pueda necesitar adquirir.
5. CREAR UN PRESUPUESTO.
Al identificar todos los recursos que necesitas para tu proyecto, podrás crear el presupuesto del mismo. Trabaja con las políticas o con colaboración del área financiera de tu organización para elaborarlo. Se lleva a cabo de forma diferente dependiendo de las directrices de tu organización.
6. IDENTIFIQUE LOS RESULTADOS Y LOS HITOS.
Determina qué entregables tendrá tu equipo a lo largo del proyecto. Establece hitos a lo largo del camino. Puedes utilizarlos para hacer un seguimiento del progreso y la presentación de informes.
7. COORDINAR LOS RECURSOS, LOS MIEMBROS DEL EQUIPO Y LOS PROVEEDORES.
Para elaborar el plan del proyecto y ejecutarlo, tendrá que coordinar a las personas y los recursos continuamente a lo largo del camino. Asegúrese de que los miembros del equipo conocen los posibles problemas o las interdependencias no previstas. Confirme que los recursos están asignados y disponibles según sea necesario.
8. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DEL PROYECTO.
Tendrá que asegurarse continuamente de que el proyecto va por buen camino y se cumplen los resultados.
Supervise el progreso del proyecto comunicándose con frecuencia con el equipo y con quienes realizan el trabajo. Esté atento a los cambios inesperados. Tome medidas para hacer correcciones y ajustes cuando surjan situaciones inesperadas.
Utilice su capacidad de resolución de problemas para que el proyecto siga avanzando. Reconozca cuando se produzcan problemas, o incluso cuando vea la posibilidad de que haya problemas potenciales. Reúna la información necesaria, reúna a las personas para resolver los problemas y resuelva los problemas.
9. IDENTIFICAR LAS MÉTRICAS ADECUADAS.
Si quieres saber cual es el criterio de éxito de tu proyecto, tienes que definir qué significa. Para ello, es conveniente que identifique las métricas que utilizará como medida. Establezca las mejores métricas para medir, así sabrá si su proyecto ha alcanzado los objetivos empresariales previstos.
La comprensión de los criterios de éxito puede ser; reducir los costes, reducir los tiempos de procesamiento o aumentar los ingresos de un cliente.
10. GARANTIZAR LA CALIDAD.
La simple creación de un plan no garantiza la calidad. Usted quiere ofrecer una solución de calidad a su cliente. Esto significa cosas como proporcionar un servicio o producto que funcione correctamente y en caso dado dar a los usuarios capacitación, manuales claros y correctos. Es mejor incorporar la calidad -previniendo el retrabajo- que corregir los problemas a posteriori.
La repetición del trabajo debido a defectos y mala calidad aumenta los costes del proyecto.
Planifique la calidad y asegúrese de que todo el mundo entiende lo que significa. Utilice herramientas y procesos de gestión de la calidad en todo el proyecto.
11. GESTIÓN DE PROVEEDORES.
Su proyecto puede requerir recursos externos, como compras o trabajo de proveedores externos a su organización. Si es así, es probable que tenga que coordinarlos.
Asegúrese de que los proveedores sepan cuándo deben entregar e instalar los elementos que ha comprado. Si utiliza consultores para alguno de los trabajos de su proyecto, la gestión de los contratos y de las entregas de los proveedores puede formar parte de su función.
12. SÉR EL CONTACTO ÚNICO PARA EL PROYECTO.
En los proyectos hay muchos componentes, partes interesadas y áreas potencialmente afectadas. Es importante que una persona comprenda el panorama general y sea el principal punto de contacto para todos los implicados. El director del proyecto es ese punto de contacto central que orquesta todo el trabajo.
Si alguien necesita información sobre el proyecto o necesita compartir información sobre el proyecto, tiene que haber una persona a la que todos puedan señalar o con la que puedan ponerse en contacto. Esto evita que algunos se pierdan la información y reduce el riesgo.
13. INFORMES.
Como gestor del proyecto, puede informar a las partes interesadas, a los órganos de gobierno y a cualquier otra persona que necesite información sobre el proyecto. Estos informes pueden ser programados regularmente o ad hoc, y pueden incluir datos sobre el estado, el riesgo o cualquiera de las métricas identificadas del proyecto.
14. GESTIÓN DEL RIESGO.
Durante la planificación, trabajará con el equipo del proyecto para identificar los posibles riesgos del mismo
A medida que avance en la ejecución, gestionará esos riesgos comprobando continuamente con el equipo y haciendo un seguimiento con respecto a la matriz de riesgos. También tendrá que saber cuándo y cómo escalar los riesgos del proyecto según sea necesario
15. GESTIÓN DEL CAMBIO.
El cliente debe estar dispuesto a aceptar y adoptar la solución. Si el cliente no adopta la solución, no se podrán obtener los beneficios esperados. En su caso, habrá que comunicar y socializar los cambios que se avecinan, obtener la opinión y los comentarios de los clientes y preparar a los usuarios para facilitar la transición. Esto podría implicar actividades como la formación y los seminarios web, entre otras.
16. LIDERAR EL EQUIPO.
El director del proyecto establece las expectativas de rendimiento para el equipo. Se asegura de que todos sepan lo que se espera de ellos y da ejemplo al equipo. Dirige y motiva al equipo para que ejecute el plan y ofrezca una solución de calidad al cliente.
Gran parte de esto implica eliminar los obstáculos, inspirar al equipo, resolver problemas, pero hacerlo con integridad y respeto por el equipo. Fomentar la colaboración y las relaciones de trabajo de apoyo en todo el equipo. Dar crédito al equipo por los éxitos y celebrar las victorias.
17. GESTIONAR LAS RELACIONES Y EXPECTATIVAS CON EL CLIENTE Y LAS PARTES INTERESADAS
Trabajar estrechamente con el cliente y las partes interesadas. Comprender claramente las necesidades del negocio. Gestionar las expectativas cuando haya cambios.
18. COMUNICACIÓN.
Mantener la comunicación con todos los implicados en el proyecto. La comunicación es una actividad crítica en muchos de los puntos de esta lista, pero merece ser mencionada por sí sola. Comuníquese con los proveedores, los miembros del equipo, el cliente y otras partes interesadas.
19. TENER Y MANTENER UNA VISIÓN ESTRATÉGICA DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO EN EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.
Ser consciente de las interdependencias o impactos de otros proyectos e iniciativas. Comprender cómo los cambios del mercado podrían impactar o influir en el proyecto. Esto podría considerarse más bien como una función de gestor de cartera o de oficina de gestión de proyectos (PMO). Sin embargo, muchas organizaciones no tienen esa función. Además, le servirá tener esta mayor comprensión a medida que crezca en su madurez en su carrera.
20. CONSEGUIR LA ACEPTACIÓN DEL USUARIO.
Puede haber varios puntos de aceptación a lo largo del proyecto, dependiendo del enfoque que utilice el equipo. Es posible que se necesite la aprobación del cliente para varios entregables, o la aprobación del cliente para el paso a producción, o la aprobación final del cliente para la entrega final.
Sea cual sea la aceptación del usuario en su proyecto, asegúrese de que todos entienden de la misma manera los puntos de aceptación del cliente. También hay que tener claros los criterios de aceptación. Así se evitan sorpresas desagradables justo cuando se está listo para celebrar.
21. CIERRE DEL PROYECTO.
Estas actividades pueden incluir la conciliación del presupuesto, la realización de una sesión de “lecciones aprendidas” y la garantía de que los equipos de apoyo se hagan cargo cuando sea necesario (aunque esto se planifica y comienza mucho antes).
Gran parte de estas actividades son administrativas y necesarias para la finalización del proyecto.
22. OCUPARSE DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO.
Habrá cosas que no encajen bien en ninguno de los puntos de esta lista y que deban hacerse como parte del proyecto. Algunos ejemplos son asegurarse de que existe un repositorio de documentos para todos los archivos del proyecto y asegurarse de que las últimas versiones están disponibles para todos los que las necesitan.
Recuerda el Project Manager es el responsable del éxito del proyecto.
Raymundo Sanchez Ticó
Raymundo Sánchez cuenta con 8 certificaciones de PMI y +15 más relacionadas con Project Management y tecnologías de información.
Es co-autor del estándar inglés del Project Management en Axelos UK. Fue el primer mexicano certificado con las 4Ps de PMI y el primer latinoamericano certificado en PMIT por el instituto EC-Council.
Ha participado por +10 años como Speaker en diversas ocasiones en los capítulos de PMI, México, Jalisco, Puebla, Santiago de Chile, Valencia España y Antioquia Colombia. Ha sido un par de veces vicepresidente de mesas directivas en capítulo México de PMI.
Ha sido consultor, asesor e instructor de clientes nacionales y trasnacionales de diversos sectores por +15 años. Actualmente Raymundo es Director General de Ticher Institute, organización encargada de desarrollar el Project Management con una metodología innovadora en diversos sectores de Hispanoamérica.